II. Datenverarbeitung durch die ETA Heiztechnik GmbH

1. Zweck der Verarbeitung, Rechtsgrundlagen und Rechte des Verantwortlichen

Die ETA Heiztechnik GmbH verarbeitet personenbezogene Daten vor allem im Rahmen einer geschäftlichen Verbindung mit dem Betroffenen bzw mit einem Unternehmen, welches von der betroffenen Person vertreten wird, dabei insbesondere im Bereich von vertraglichen sowie bei Anfrage der betroffenen Person auch von vorvertraglichen Verhältnissen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Dabei handelt es sich um den Namen des Betroffenen, um seine Kontaktdaten (wie etwa E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohndresse) und Kontodaten, eventuell Informationen betreffend Bonität, wenn notwendig Sozialversicherungsdaten, Informationen des Betroffenen im Zusammenhang mit der Erfüllung des Vertragsverhältnisses, welche in Unterlagen, Urkunden und Korrespondenzen zwischen dem Verantwortlichen, dessen Auftragsverarbeiter und dem Betroffenen ausgetauscht werden.

Weiters erfolgt eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten soweit diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welche die ETA Heiztechnik GmbH unterliegt (so etwa diverse Aufbewahrungspflichten, wie etwa betreffend Buchhaltung, Meldepflichten als Arbeitgeber bei der Sozialversicherung, ua; Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) oder die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich ist (Art 6 Abs 1 lit e DSGVO). Es werden hier vor allem die geschäftsbezogene Korrespondenz und sämtliche steuerrechtlich relevanten Unterlagen des Vertragsverhältnisses zum Betroffenen verarbeitet, ebenso wie Sozialversicherungsdaten im Beschäftigtenverhältnis. Zudem erfolgt die Verarbeitung auch zur erforderlichen, verhältnismäßigen Wahrung berechtigter Interessen der ETA Heiztechnik GmbH als Verantwortliche (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), wie insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zur Durchführung von Direktwerbung (Marketing- und Informationsmaßnahmen, insbesondere über vom Verantwortlichen angebotenen Dienstleistungen), zur IT-Sicherheit und technischen Administration sowie zu Zwecken der Akten-, Kunden- und Lieferantenverwaltung. Die Verarbeitung erfasst hier sämtliche im Rahmen des Vertragsverhältnisses verarbeiteten Daten, wenn dies zur Zweckerreichung erforderlich ist.

2. Potentielle Empfänger personenbezogener Daten

Es gibt folgende Kategorien von Empfängern im Sinne des Art 13 Abs 1 lit e DSGVO:

• vom Verantwortlichen beigezogene Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Auftragsverarbeiter (IT- und Backofficedienstleister)
• Gerichte (vor allem bei Auseinandersetzungen mit Kunden und Lieferanten) und Behörden (Finanzämter ua) sowie Gegner in gerichtlichen oder behördlichen Verfahren;
• (gerichtliche und außergerichtliche) Sachverständige;
• Drittanbieter und Kooperationspartner (Kreditkartenanbieter, Banken, Substitute, Korrespondenzkanzleien);
• vom Verantwortlichen selbst beigezogene Rechtsanwälte und Rechtsanwaltsgesellschaften zur Prüfung bzw. Konsultation bei rechtlichen Fragestellungen;

3. Speicherung und Aufbewahrung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, als dies zur Erreichung des Zweckes, insbesondere zur vollständigen Erfüllung der gesamten Geschäftsverbindung (von der Anbahnung, vorvertraglich über die Abwicklung bis zur Beendigung des Vertrages) erforderlich ist sowie darüber hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß festgelegter Aufbewahrungs- und Dokumentationsbestimmungen (etwa die 7-jährigen Aufbewahrungsfristen von Verträgen und sonstigen Dokumenten sowie die dazugehörige Korrespondenz gemäß UGB, BAO, UStG, ua). 

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung von personenbezogenen Daten zur erforderlichen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, wobei hier die gesetzlichen Verjährungsfristen nach dem Allgemeinen Bürgerlichen
Gesetzbuch – ABGB zu berücksichtigen sind, welche zu einer Aufbewahrung erforderlicher Unterlagen bis zu 30 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses führen können.

Daten von Bewerbern, welche nicht eingestellt werden, werden sieben Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine Zustimmung zur Evidenzhaltung erteilt wurde. Bei Einstellung erfolgt die Speicherung der Bewerberdaten bis zur Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw zu den in vorherigen Absatz genannten Zwecken auch darüber hinaus.

Im Fall einer Einwilligung (insb bei Zusendung elektronischer Nachrichten) erfolgt die Speicherung bis zum jederzeit möglichen Widerruf durch die betroffene Person, wobei durch den Widerruf die bis zu diesem erfolgte Verarbeitung nicht berührt wird.

4. Betroffenenrechte

Nach der DSGVO bestehen folgende Betroffenenrechte mit den in den jeweiligen Bestimmungen vorgesehenen Ausnahmen:

• Recht auf Auskunft (Art 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art 21 DSGVO),
• Recht auf Beschwerde bei den Aufsichtsbehörden (Art 77 DSGVO, insbesondere bei der österreichischen Datenschutzbehörde – DSB),
• Recht auf jederzeitigen für die Zukunft wirkenden Widerruf der erteilten Einwilligung zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Art 7 Abs. 3 DSGVO), ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung dieser Rechte ist der Verantwortliche unter den in Punkt II.1. genannten Kontaktdaten zuständig, der bei Fragen jederzeit zur Verfügung steht.

5. Widerspruchsrecht und Direktwerbung

Werden personenbezogene Daten gemäß Art 21 Abs. 2 DSGVO zu Zwecken der Direktwerbung verarbeitet, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen. Im Falle eines solchen Widerspruches werden die für Direktwerbung verarbeiteten personenbezogenen Daten in Zukunft nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

6. Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gesetzlich vorgeschrieben oder beruht auf einer vertraglichen Obliegenheit, sodass die betroffene Person verpflichtet ist, diese bereitzustellen und eine Nichtbereitstellung die Ablehnung
der Geschäftsbeziehung zur Folge haben könnte.

7. Erhebung personenbezogener Daten nicht von der betroffenen Person selbst (Art 14 DSGVO)

Im Einzelfall erhebt die ETA Heiztechnik GmbH (zum Kontakt siehe Punkt II.1.) personenbezogene Daten als Verantwortlicher nicht bei der betroffenen Person selbst, sondern aus anderen Quellen, wobei Informationen ausschließlich aus öffentlich zugänglichen Datenbanken, von Kunden/Lieferanten, von Kreditauskunfteien oder von Tochtergesellschaften erhoben werden:

• Firmenbuchdaten bei diversen vom BMVRDJ autorisierten Stellen, wie etwa lexunited, IMD ua; Grundbuchsdaten bei Gericht, Notaren oder über das Internet; Daten betreffend das ausgeübte Gewerbe aus dem Gewerbeinformationssystem GISA des Bundes
• Bonitätsdaten einschließlich Daten zum Zahlungsverhalten (durch Abfragen der beim KSV, AKV, ÖVC, ISA)
• Insolvenzdaten (insbesondere aus der Ediktsdatei des Bundes)
• Meldedaten von den jeweiligen Meldebehörden (Gemeindeamt, Magistrat bei Statutarstädten bzw Magistratisches Bezirksamt in Wien)
• Informationen zum Betroffenen bei Suchmaschinen, Soziale Netzwerke, diverse Websites
• Informationen betreffend Kontakt, Zahlungsverhalten, geschäftliche Beziehung durch Kunden/Lieferanten oder deren Geschäftspartner, wenn die betroffene Person Gegner der ETA Heiztechnik GmbH ist 

Die Daten, welche die ETA Heiztechnik GmbH über die betroffene Person aus diesen Quellen erhebt und speichert, beschränken sich auf Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift), allfällige Informationen zu Funktion und Zuordnung/Verantwortung im Unternehmen, Daten betreffend des beruflichen Werdegangs, wobei hier auch aus öffentlichen Quellen zugängliche Informationen über die betreffende Person zum beruflichen und ausbildungsbezogenen Werdegang erhoben werden können sowie Daten in Vertragsdokumenten und dazugehörigen Unterlagen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt durch überwiegendes berechtigtes Interesse der ETA Heiztechnik GmbH für eine effiziente Kommunikation zu geschäftlichen Zwecken sowie auch im Hinblick auf ein ordnungsgemäßes Bewerbermanagement (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die so von der ETA Heiztechnik GmbH verarbeiteten Daten werden binnen der in Punkt II.3. angeführten Fristen gespeichert.

Den Betroffenen kommen im Rahmen der Erhebung seiner Daten bei Dritten gegenüber dem Verantwortlichen dieselben wie in Punkt II.4. genannten Rechte zu.

5. Bei der Nutzung der Websiten verwendete Tools

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